Thực hiện Công văn số 1091/ĐHH-CTHSSV ngày 15/8/2018 của Đại học Huế về việc tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân – HSSV” năm học 2018 - 2019;

Để tổ chức đón tiếp sinh viên năm thứ nhất nhập học và thực hiện “Tuần sinh hoạt công dân - HSSV” năm học 2018 - 2019, Khoa Giáo dục thể chất thông báo kế hoạch và phân công nhiệm vụ các đơn vị chuẩn bị như sau:

I. NỘI DUNG:

1. Đón tiếp sinh viên năm 1, khóa 16 (2018 - 2022):

- Thời gian: Từ 08h00, ngày 17/08/2018.

- Địa điểm: Tiền sảnh Khoa GDTC.

2. Khám sức khỏe cho sinh viên năm 1, khóa 16 (2018 - 2022):

- Thời gian: Dự kiến từ ngày 07/09/2018 (buổi sáng từ 7h00)

- Địa điểm: Bệnh viện trường ĐH Y Dược - Đại học Huế (Số 41 Nguyễn Huệ, Tp.Huế)

3. Lao động vệ sinh đầu năm học:

- Thời gian: Ngày 08/9/2018;

- Địa điểm: Trong và ngoài khuôn viên Khoa Giáo dục thể chất.

4. “Tuần sinh hoạt công dân - HSSV” năm học 2018 – 2019:

- Thời gian: Từ ngày 05-06/9/2018 (buổi sáng từ 07h00, buổi chiều từ 13h30)

- Địa điểm: Nhà thi đấu Khoa Giáo dục thể chất.

 II. PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ:

1. Tổ Đào tạo - KH - HTQT:

- Chủ trì đón tiếp sinh viên năm I theo kế hoạch.

- Lập danh mục thiết bị hồ sơ tài liệu cho sinh viên năm 1 chuyển Tổ TC-HC (bộ phận cơ sở vật chất) trình Lãnh đạo Khoa phê duyệt.

- Xây dựng quy trình và sơ đồ hướng dẫn sinh viên làm thủ tục nhập học.

- Lưu trữ hồ sơ sinh viên theo hướng dẫn của Đại học Huế.

- Nhập dữ liệu quản lý sinh viên và lập báo cáo về số lượng sinh viên năm 1 làm thủ tục nhập học gửi cho Ban CTHSSV - Đại học Huế theo quy định.   

- Phối hợp với Ngân hàng TMCP Công thương chi nhánh Thừa Thiên Huế làm thẻ sinh viên cho sinh viên năm 1 và các khóa trước làm lại.

- Phối hợp với Trung tâm Phục vụ sinh viên - Đại học Huế xét duyệt ở KTX cho sinh viên.

- Lập kế hoạch tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân - HSSV” năm học 2018 -2019; chuẩn bị về nội dung sinh hoạt và mời báo cáo viên.

- Lập danh sách cố vấn học tập cho lớp khóa 16 (2018 - 2022) trình Lãnh đạo Khoa phê duyệt.

- Lập dự trù tổ chức đón tiếp sinh viên năm I và “Tuần sinh hoạt công dân - HSSV” năm học 2018 – 2019.

2. Tổ Tổ chức - Hành chính:

a. Bộ phận cơ sở vật chất:

- Chuẩn bị túi hồ sơ sinh viên và trang phục TDTT cho sinh viên; phối hợp cùng Tổ ĐT-KH-HTQT trong buổi đón tiếp sinh viên năm 1.

- Mời các đơn vị có liên quan tham gia đón tiếp: Trung tâm phục vụ sinh viên, Trung tâm học liệu...

- Liên hệ Bệnh viện trường Đại học Y Dược - Đại học Huế khám sức khỏe cho sinh viên năm 1. Cử cán bộ y tế đến nhận hồ sơ khám sức khỏe tại phòng Kế hoạch tổng hợp Bệnh viện Trường Đại học Y Dược - Đại học Huế và hướng dẫn sinh viên tại các buổi khám sức khỏe.

- Bố trí bàn ghế, nước uống cho cán bộ và báo cáo viên trong buổi đón tiếp sinh viên và Tuần sinh hoạt công dân - HSSV theo sơ đồ.

- Chuẩn bị Hội trường, âm thanh, quạt máy và bục phát biểu cho Báo cáo viên trong các buổi của Tuần sinh hoạt công dân - HSSV.

- Trang trí phông sân khấu, băng rôn tại cửa trước và cửa sau Nhà thi đấu với nội dung chào mừng tân sinh viên và Tuần sinh hoạt công dân – HSSV.

- Bố trí nhân viên làm vệ sinh trước, trong và sau buổi đón tiếp sinh viên và Tuần sinh hoạt công dân.

- Nghiên cứu, khảo sát địa điểm và chuẩn bị dụng cụ lao động vệ sinh đầu năm.

b. Bộ phận Kế toán - Tài vụ:

- Lập dự trù kinh phí Đón tiếp sinh viên năm 1 nhập học và thực hiện “Tuần sinh hoạt công dân HSSV” năm học 2018 – 2019.

- Tổ chức thu các khoản tiền trong buổi đón tiếp.

- Chi tạm ứng và thanh quyết toán cho các hoạt động đón tiếp, tổ chức Tuần sinh hoạt công dân - HSSV.

- Phối hợp với Tổ ĐT-KH-HTQT hướng dẫn sinh viên làm thủ tục đăng ký thẻ đọc tại Trung tâm học liệu.

c. Bộ phận Bảo vệ:

- Cử nhân viên bảo vệ thường xuyên có mặt tại khu vực đón tiếp, chịu trách nhiệm đảm bảo trật tự trong và ngoài nhà thi đấu; đề phòng, phát hiện và ngăn ngừa các hiện tượng trộm cắp xảy ra tại khu vực đón tiếp.

- Thực hiện chỉ dẫn ban đầu cho sinh viên về khu vực gửi xe dành cho sinh viên, khu vực để sơ đồ chỉ dẫn.         

3. Đoàn Thanh niên:

- Tiếp nhận hồ sơ Đoàn viên thanh niên mới nhập học.

- Cử đội Thanh niên tình nguyện hướng dẫn sinh viên năm 1 tại buổi đón tiếp.

- Phối hợp cùng bộ phận bảo vệ tham gia giữ trật tự trong và ngoài khuôn viên địa điểm đón tiếp.

- Cử cán bộ trong Ban chấp hành Đoàn Khoa và các chi đoàn quản lý các Đoàn viên trong các buổi tham gia Tuần sinh hoạt công dân - HSSV.

- Phối hợp với Tổ TC-HC lập kế hoạch lao động vệ sinh đầu năm trình Lãnh đạo Khoa phê duyệt.

4. Giáo viên chủ nhiệm các lớp:

- Đối với các lớp năm 1 (khóa 16 - TS 2018) sinh hoạt lớp đầu năm lúc 10h30, ngày 05/9/2018 tại Nhà hiệu bộ Khoa. Lập danh sách đề xuất Ban các sự, Ban chấp hành Chi đoàn lâm thời (lớp trưởng, lớp phó, bí thư, phó bí thư) nộp về Tổ ĐT-KH-HTQT;

- Phối hợp cùng Tổ ĐT-KH-HTQT, TC-HC, Đoàn Thanh niên, Quản lý sinh viên trong các buổi “Tuần sinh hoạt công dân – HSSV”;

- Đối với các lớp năm 2 trở đi: Tổ chức sinh hoạt lớp đầu năm học trong thời gian tổ chức lao động (08/9/2018) với các nội dung sau: đánh giá kết quả rèn luyện học kỳ II năm học 2017 – 2018, lập danh sách kê khai chổ ở và điện thoại liên lạc của sinh viên theo mẫu, danh sách sinh viên đăng ký Giấy xác nhận vay vốn nộp về Tổ ĐT-KH-HTQT trước ngày 15/09/2018.

 - Đôn đốc, nhắc nhở và kiểm tra sinh viên thực hiện công tác lao động vệ sinh đầu năm  (vị trí lao động sẽ có thông báo sau).

Để buổi đón tiếp sinh viên năm I và “Tuần sinh hoạt công dân - HSSV” năm học 2018 - 2019 được tổ chức tốt, Khoa Giáo dục Thể chất yêu cầu các đơn vị thực hiện đầy đủ và nghiêm túc nhiệm vụ được phân công.

Thông tin chi tiết xin mời xem ở file đính kèm./.